1、出口貨物報關放行之后，找出口貨代或者報關行索要出口報關單、放行通知書和報關行蓋章的報關委托書，有些地方可能還要求提供場站收據或者報關行開具的報關費發票（發票上面備注此票貨物的提單號）等資料
2、用法人卡登錄外貿企業電子口岸，查詢出口退稅申報系統，填寫信息，電子口岸打印出口報關單退稅聯，核實貨物是否結關、是否外匯核銷、是否結匯，并打印相關材料
3、提供進項發票。如果是外貿型企業，提供工廠或者賣家開具的增值稅專用發票并發票認證。如果是工廠型企業，則提供原材料發票，有些地方可能還要求工廠型企業提供產品生產工藝流程及營業執照、經營許可證等資料來證明原材料是用來生產這個產品的。
4、出口企業打印出口形式發票并蓋章，這是外商或者收貨人購貨的主要憑證，也是出口企業公司財會部門對此票出口貨物銷售收入做賬的主要憑證。
5、銀行結匯水單或者收匯通知書
6、退稅產品退稅率證明
7、出口收匯已核銷證明
8、以及一些別的出口退稅的資料，如：出口箱單，發票，貨代出具的賬單和發票、提單等
9、去工廠所在地的國稅領取出口退稅申請表并填寫退稅申請，遞交材料給國稅部門審核，后續等待所在地的國稅將退稅金額轉賬到出口企業對公賬戶
10、對于出口企業來講，第一次辦理出口退稅是比較繁瑣